L'aspect comptable en copropriété

À votre arrivée dans la copropriété, nous créons un compte client à votre nom dans notre programme comptable. Une communication structurée vous est attribuée. Cette communication doit être reprise sur tous les versements effectués sur le compte de la copropriété afin de pouvoir vous identifier au mieux.

À la clôture comptable de l'exercice (= cet exercice dure 1 an), les comptes sont vérifiés par le(s) commissaire(s) aux comptes. Ceux-ci sont désignés par l'assemblée générale. Ils peuvent vérifier toutes les dépenses, les entrées et les répartitions des frais de la copropriété. 

En fin d’exercice, chaque copropriétaire reçoit un récapitulatif des dépenses des charges communes, le bilan comptable et le détail de sa quote-part sur les charges comptabilisées.

Lorsque vous faites l’acquisition d’un appartement en copropriété, il vous sera demandé de verser :

• Un fonds de roulement

De quoi s'agit-il ?

Il s’agit d’un versement unique. Ce fonds constitue, en quelque sorte, « un fonds de caisse » ou "une trésorerie". 

À quoi cela sert-il ?

Cela permet d'éviter les difficultés de trésorerie.

On s'explique...

Lorsque l'ensemble des copropriétaires nous verse des provisions de charges, il est parfois possible que cela ne suffise pas à payer certains fournisseurs. 

Exemple:

- je demande à 10 copropriétaires de me verser 100,00€ au début du mois, j'obtiens donc 1000,00€.

- la prime d'assurance incendie arrive à échéance et la compagnie d'assurance me réclame son payement. Elle s'élève à 2000,00€.

- le montant demandé aux 10 copropriétaires ne sera pas suffisant pour payer la prime d'assurance de 2000,00€. 

- nous utilisons donc l'argent du fonds de roulement pour payer la prime d'assurance.

Que se passe-t-il lorsque la prime a été payée avec le fonds de roulement ?

En fin d'exercice comptable, le fonds de roulement est reconstitué. On retrouve un équilibre financier entre les charges et les provisions puisque les copropriétaires sont censés avoir payé. Cela ne signifie pas que vous récupérez ce fonds de roulement pour autant, il reste sur les comptes de la copropriété.

Qu'advient-il du fonds de roulement si je vends mon bien ?

Le fonds de roulement est lié au copropriétaire. Dès lors, en cas de vente, cette somme lui est restituée. Cela se passe à la clôture comptable de l'exercice.

•  Des provisions de charges

De quoi s'agit-il ?

Il s'agit de versements effectués par les copropriétaires sur le compte tiers de sa copropriété. 

Quelle est la récurrence de ces versements ?

Ils peuvent être mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels. Cela dépend de l'immeuble que vous occupez. Dans la grande majorité des cas, on parlera de versements de provisions mensuelles.

Comment sont-elles calculées ?

Les provisions qui vous sont réclamées proviennent d'un budget estimatif envoyé chaque année avec la convocation à l'assemblée générale. Lors de chaque assemblée générale, nous rediscutons du bugdet de fonctionnement.

À quoi cela sert-il ?

Ces sommes permettent de payer les différents intervenants dans la copropriété. Voici une liste non-exhaustive rencontrés au sein d'une copropriété: 

- Assurance incendie du bâtiment; 

- Nettoyage des parties communes; 

- Entretien de la sécurité incendie (entretien des extincteurs, des exutoires de fumées,...);

- Entretien du jardin;

- Eau des parties communes;

- Electricité des parties communes; 

- Les honoraires du syndic; 

- Entretien de l'ascenseur;

- ...

Que se passe-t-il si je n'effectue pas les versements réclamés ?

Afin d'assurer la bonne tenue financière de nos immeubles, nous avons mis en place un système de récupération d'impayés auprès des copropriétaires en défaut de payement. 

Les versements sont donc obligatoires.

Comment peut-on savoir si on a assez payé ou trop payé de provisions de charges ?

À la fin de la période comptable, vous recevez une régularisation de charges, autrement appelé décompte de charges. Il s’agit du même principe que les demandes d’acomptes d’électricité et de régularisation annuelle. Si vous avez versé trop de charges, la copropriété vous rembourse le trop-perçu. Si, par contre, les provisions ne sont pas suffisantes, vous devez verser la différence.

Vous trouverez un exemplaire (en bas de cette page) d'un décompte de charges émis par la société Noblué ainsi qu'un détail des paiements réalisés par un copropriétéaire sur une année.

•  Un fonds de réserve

Suivant les différentes décisions prises en assemblée générale, il peut également y avoir l'alimentation du fonds de réserve, via un appel de fonds de réserve.

De quoi s'agit-il ?

Il s’agit d’un versement, permettant de créer une épargne pour la copropriété. 

À quoi cela sert-il ?

Cela permet de faire face au financement de gros travaux au sein de votre copropriété.

On s'explique...

Lors de la réalisation de travaux, la copropriété se retrouve parfois sans liquidité pour financer des travaux urgents et relativement coûteux.

Exemple: 

- je suis copropriétaire dans un immeuble de 1980 et nous sommes 10 copropriétaires. 

- les copropriétaires aimeraient remplacer la chaudière, qui date de la construction de l'immeuble. 

- il faudra payer 25000,00€.

- les copropriétaires, ayant anticipé l'âge de la chaudière, décident d'utiliser le fonds de réserve qu'ils ont déjà constitué. Il s'élève à 13000,00€.

- il ne reste donc plus que 12000,00€ à financer pour obtenir une chaudière neuve. 

Lorsque les copropriétaires décident d'alimenter annuellement le fonds de réserve, cela permet donc de répartir les coûts sur le temps et de se parer à toutes surprises.

Quand dois-je payer ce fonds de réserve ? 

C'est l'assemblée générale qui détermine la date d'échéance pour le payement de l'appel de fonds de réserve.

Qu'advient-il du fonds de réserve si je vends mon bien ?

Le fonds de réserve est lié au bâtiment...mais pas de panique! Ce montant est valorisable dans le cadre de la vente de votre bien. Dans le cadre de la vente d'un bien, nous informons le notaire instrumentant de la quote-part réalisée par chaque copropriétaire pour son bien.

Pour toute question éventuelle au niveau comptable, notre service comptabilité se tient bien entendu disponible. Vous pouvez les contacter via l'adresse email suivante: compta@noblue.be. 

Exemple d'un décompte explicatif:

Détail des paiements réalisés par un copropriétaire: